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「Accessのスキルを活かせる仕事ってないのかな?」本記事はこのような疑問を持った方が対象となります。プログラミングやExcelのスキルを活かせる仕事と言えばすぐに思い浮かびますが、Accessを活かす仕事となるとピンとこない方も多いのではないでしょうか。そこで本記事ではAccessの技術を活かせる仕事について解説していきます。さらに、そもそもAccessとは何か、Accessを使うメリット、Accessの勉強方法についても併せて触れていきます。Accessに興味がある方や仕事に活かしたいと思っている方は、ぜひ最後までお読み頂けたらと思います。

そもそもAccessとは?

AccessとはMicrosoft社が開発したデータベース管理ソフトのことです。データベースとは大量のデータを保管でき、かつ必要なときに必要なデータを取り出したり、データを削除したり自由に扱えるシステムのことです。データの保管だけならExcelやテキストファイルでも行うことはできますが、大量のデータを保存したい場合は、やはりデータベースを使った方が便利なことが多いです。また、Accessなどのデータベースソフトはセキュリティ対策に優れていることも使われる理由の1つです。たとえばユーザーの個人情報が外部に漏れてしまうと大きな被害を生む可能性があるため、セキュリティに優れたデータベースに保管しておくと良いと言えます。ちなみに、データベースソフトには他に「MySQL」や「SQlite」といったものがあります。Accessはデータベースソフトの中でも、データを表形式で保存する「リレーショナルデータベース方式」という分類になります。つまり、Accessとは大量のデータを安全に保存しておくためのソフトということなります。

Accessでできること

Accessを使うことで企業で使われる管理システムなどのデータベースを構築することができます。作成したデータベースに新たにデータを追加したり、データを変更したり、削除したりといったこともスピーディーに行うことが可能です。さらにAccessの場合、複数の表を結合させて新しい表を作ることもできます。また、データを表形式からリスト形式やラベル形式など他の形式に変換して、印刷することも可能です。そしてAccessのもっとも優れた特徴は、作成した表を直接いじらなくても良いという点でしょう。Accessでは表にデータ入力したり変更したりするための操作画面を作ることができるのです。作成した表を直接いじらなくても良いと、入力ミスによるデータ破損や情報漏えいといったリスクを軽減することができます。このように、Accessを使えばデータベースシステムを構築することができるのです。

AccessとExcelの違い

ExcelもAccessと同じくデータを表形式で保存しておくことが可能です。ここではAccessのExcelの違いについて簡単に解説します。大きな違いは次の3つです。

  • Accessの方が取り込めるデータ量が多い
  • Accessの方がデータ操作が楽
  • Accessはデータの型を指定する必要がある

Accessの方が取り込めるデータ量が多い

Accessの方が取り込めるデータ量が多いため、たとえばその日ごとのデータなど、たくさんの情報を保管したい場合はAccessの方が向いています。Excelは取り込める行・列の最大数が決まっており、1つのセルの最大入力文字数も32,767文字までです。対してAccessは2GBまでのデータであれば行・列の最大数は決まっておらず、更に1つのセルの最大入力文字数制限もありません。Accessはこのような仕様になっているため、大規模データを保管する場合に使用されることが多いです。

Accessの方がデータ操作が楽

Accessの方がデータ操作が楽、というメリットもあります。たとえば、Excelで「特定の条件に基づいたデータ」のみを絞り込んで取得する場合は、フィルターや検索機能を使って絞り込みますがデータ数が多いと取得に時間がかかります。対してAccessの場合は、クエリを駆使してデータを高速に取得することができます。
また、Excelはデータを新規追加する場合、Excelファイルを開いて直接セルに書き込まないといけません。一見すると手っ取り早いようですが、直接書き込むことはデータを誤って削除してしまうなどのリスクがあります。対してAccessの場合、データを新規追加するための入力画面を作成できるため、直接いじらなくて済みます。さらに、データを直接編集できる権限も設計可能です。このように、Accessの方がExcelよりもデータ操作が楽でかつ安全なことが特徴に挙げられます。

Accessはデータの型を指定する必要がある

Accessはデータの型を指定する必要があるのも特徴です。Excelの場合、データを書き込むときは文字や数値などの型を特に考えずに書き込むことができます。型指定がない場合、たとえば文字を書き込む列に間違えて数値を書き込んでしまっても、間違えに気がつきにくくなってしまいます。対してAccessは、最初に列ごとに型を指定しなければならず、違う型のデータが入力できないようになっています。このようにAccessはデータの型を指定する必要がある分、データを間違えて入力するというヒューマンエラーを避けやすくなっています

Accessを使う仕事

ここからはAccessを使う仕事の種類について具体的に解説していきます。Accessのスキルを活かせる仕事は以下のものです。

  • データベースエンジニア
  • 事務職

データベースエンジニア

データベースの設計から運用まで担当するエンジニアです。AccessだけでなくSQLやプログラミング言語の知識を使って、データベース開発を行っていきます。Accessのスキルを活かせる仕事と聞いて、多くの人が思い浮かべるのはこのデータベースエンジニアでしょう。最近ではデータベースエンジニアの重要性が高まっています。近年SNSの普及などの影響もあり、ネット上に企業にとって有益な情報が数多く書き込まれるようになりました。たとえば自社製品の口コミといったユーザーの正直な感想などです。こういったデータを収集し、事業の成長に活かすことは企業にとって重要な課題となっています。このような社会背景もあり、データベースエンジニアを求める企業は増えているのです。データベースエンジニアはAccessなどのデータベースを扱えることはもちろん、分析結果を分かりやすく伝えるためのコミュニケーションスキル、物事を道筋立てて考えるための論理的思考力が必要になります。

事務職

エンジニアだけでなく事務職においてもAccessのスキルが活かせることがあります。Accessはプログラミングよりは学習コストが少ないこともあり、事務系の職種でも活用している人が多くいます。Accessを使える事務職はその分給料がアップする可能性もあります。事務職に就く場合はAccessを使ったデータ入力やクエリ作成、リレーションシップの設定など一通りできると良いでしょう。また、AccessだけでなくWordやPowerpointなど他のソフトを使いこなせるようになっておくと転職でより有利になります。

Accessと併せて持っておきたいスキル

Accessと併せて持っておきたいスキルを解説します。これらのスキルも持っておけば、業務でより活躍することが可能ですし、転職面接でも大きなアピールポイントになります。

  • SQL
  • VBA

SQL

SQLとは「リレーショナルデータベース方式」で保管されたデータを処理するためのデータベース言語のことです。SQLを利用することでAccessで作成した表を結合させたり、特定の条件に該当するデータのみを取得したりすることができます。Accessを扱うのであれはぜひSQLの知識も持っておきたいところです。

VBA

VBAとは、Officeソフトに搭載されているプログラミング言語のことです。VBAを使うことで、Officeソフトを利用するにあたって複雑な処理を自動化させることができます。VBAはプログラミングの一種であるため勉強時間はそれなりにかかりますが、その分習得していると業務で活躍することが可能であり、給料アップに結びつきやすいです。

Accessの勉強方法

Accessのもっとも効率的な勉強方法はやはり参考書を購入して勉強することでしょう。Accessの参考書には数多く種類がありますので、ぜひ本屋や書籍サイトで探してみてください。ある程度勉強が終わったら実際にAccessを使ってデータベースを構築していきつつ、実践的なスキルを培っていきましょう。Accessに関することはあまりプログラミングスクールでも教えてもらえないため、どうしても独学が中心となります。Accessに興味がある方はまずは自分に合った参考書を探してみてくたざい。

Accessの資格について

WordやAccessなどのMicrosoft社のスキルがあることを証明できる「MOS試験」という資格があります。Accessの知識をより深めたい場合は、こちらの試験の合格を目指すと良いでしょう。MOS試験はWordやExcelの場合「スペシャリスト」と「エキスパート」に難易度が分かれており、「エキスパート」の方は合格がかなり難しいと言われています。対してAccessの試験は難易度が分かれていないため、その分合格は難しくないでしょう。資格を取得すれば面接時にもアピールがしやすくなるため、資格取得にチャレンジするのも良いでしょう。

まとめ

本記事ではAccessについて解説してきました。Accessとは何か、Accessを活かせる仕事の種類についてご理解頂けたかと思います。Accessは大量のデータを保管できて、かつデータの操作もスピーディーに行えるという便利なものです。その反面、Excelよりも扱いが難しく、Accessを使いこなすためには勉強時間を要します。Accessに興味がある、Accessを使った仕事をしたいという方は、まずは参考書などを購入して自分で勉強してみましょう。一通り勉強が終わったら次は資格の取得を目指し、より知識を深めてみてください。