フリーランスが知っておくべき経費の項目15選！
はじめに
- フリーランスが経費にできるものが知りたい
- 経費にできるかどうかの判断基準はなに？
- 経費を計上する際、注意点ってあるの？
フリーランスになると、全てのことを自分で行わなければなりません。その中には、もちろん経費や売上の管理も含まれます。とはいえ、これまで会社員として働いていた人の中には、このような「会計や税金の知識がなくて不安」と感じる方も多いでしょう。
しかし、経費に関することを理解するのは難しくはありません。いくつかのポイントをしっかり押さえるだけで大丈夫です。また、一度理解すれば活用できるため確定申告の際に困ることはないでしょう。そこで今回は、フリーランスが経費にできる項目15選と、逆に経費にできないものを紹介します。さらに、経費として計上する際に気をつけるべき2つのポイントも合わせて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
そもそも経費とは？なぜフリーランスにとって経費が重要なの？
フリーランスが経費として扱える項目を紹介する前に、まずは経費とはなにか、なぜフリーランスにとって経費が重要なのかについて説明していきます。
経費とは
そもそも「経費」とは何かご存じでしょうか。経費とは、利益を得ることを目的として使用した費用のことを指します。収入と所得の違いを理解することも大切で、「収入＝売上」「所得＝収入ー必要経費ー青色申告特別控除など」となります。所得に対して税金がかかるため、経費をしっかり計上することで節税にもつながります。そのため、ここでしっかりとフリーランスの経費について理解を深めておきましょう。
フリーランスにとって経費が重要な理由
フリーランスとして働き始めると、自分で所得を計算し、納税しなければなりません。つまり確定申告をしなければならず、この際に経費がかなり重要となります。確定申告をする場合、まずは年間の総収入を計算してから必要経費と控除を差し引いて所得を計算します。算出した所得に応じて納税金額が決まるため、経費を把握しておかなければなりません。フリーランスが経費にできるものを把握しておくことで、節税にも繋がりますので重要です。
フリーランスが経費にできるもの15選
確定申告において、収入から必要経費を差し引くことができますが、全ての項目を必要経費として計上することはできません。では、一体どのようなものを経費として計上できるのでしょうか。ここからは、必要経費として考えられるものを詳しく紹介していきます。
通信費
業務上、最も発生する必要経費が、この通信費といっても過言ではないでしょう。通信費として計上できるのは、手紙などを発送する際にかかる郵便料金をはじめ、携帯電話の費用・インターネットなどの通信にかかるプロバイダー契約料や利用料・ドメイン利用料・クラウド利用料などが、これに該当します。
水道光熱費
仕事をする際に発生した水道代・電気代・ガス代などが、これに当たります。とはいえ、自宅兼事務所として利用している場合、算出が難しく、どうしたらいいのか悩む方もいるでしょう。ガス代や水道代は、算出が難しいため、電気代のみを計上することがほとんどです。使用時間をベースとして家事按分します。
地代家賃
自宅をオフィス・事務所として利用している場合、仕事を行う場所を確保するための家賃が「地代家賃」に当たります。また、レンタルオフィス利用料もこれに含まれます。さらに、仕事をする際に車を利用しなければならない業務において、駐車場の契約にかかる費用も地代家賃として計上することができます。
とはいえ、全ての家賃を経費として計上できるわけではありません。作業を行っているスペースと私的スペースを家事按分する必要があります。
広告宣伝費
ポートフォリオサイトやホームページの運営費・ドメイン代金・サーバー代・年賀状費用・名刺代・チラシ代など、自分を売り込むために生じた費用がこれに当たります。
ただし、自分で年賀状などを作成した場合、広告宣伝費として計上するのではなく、印刷で利用したインクは消耗品費、はがきは通信費として計上します。
支払手数料
フリーランスが商品を購入する際、手数料がかかることがほとんどです。この、手数料を必要経費として計上することが可能です。販売手数料・振込手数料・仲介手数料などが、これに当たります。
新聞図書費
仕事の際に必要となる、新聞・書籍を購入した場合、新聞図書費として計上することができます。仕事で利用する書籍や雑誌などを購入する際には、領収書・利用科目の詳細をメモしておくと計上しやすいでしょう。
研究開発費
研究開発費とは、仕事をする際に役立つ知識や新たな刺激を得るために参加したセミナー受講費用などのことを指します。一般的に、「ゼロから新たに作り出した製品・サービス」「既製品に著しい改良を加えて生まれ変わった製品」に関する活動と定義されており、ただ仕様を変更しただけ、修理しただけでは研究開発費として計上することはできません。
旅費交通費
クライアントとの打ち合わせや常駐現場へ足を運ぶ際に移動でかかった交通費や、出張時に発生した宿泊費などがこれに該当します。電車やバスの場合は利用料金がわかるもの、タクシーの場合は領収書が必要となります。現在、電車・バスを利用する場合にはICカードが普及しています。これにより、利用明細などのメモが管理しやすくなりました。
しかし、仕事で使用した分とプライベートで使用した分を仕分けしておく必要があります。また、車で移動した際にかかる道路交通料も対象となります。そのため、ETCの利用明細や請求明細も保管しておくと良いでしょう。
外注工賃
事業拡大や業務繁忙の際、一部クライアントからの業務依頼を外注するケースもあるでしょう。その際にかかった費用を外注工賃として計上できます。
消耗品費
10万円以下のデスク・イス・プリンターのトナーやコピー用紙・文房具などが、これに該当します。また、1年以内に使用できなくなる物も消耗品として計上できます。
修繕費
フリーランスエンジニアにとって欠かせないアイテム、パソコンの修理がこれに該当します。「20万円未満の支出または3年以内の周期で定期的に行われる支出」や「60万円未満もしくは前期末の取得価格の約10％以下にあたる資本的ではない支出」の場合、修繕費として扱われます。
接待交際費
クライアントとの打ち合わせや関係を深めるためにかかる飲食代や会費が、これに該当します。この接待交際費は、不正が行われやすい経費ですので、税務調査官が厳しくチェックします。税務署としても、プライベートでかかった費用なのか、仕事でかかった費用なのかの区分けや判断が難しい要素となっています。もしも税務調査が入ったときのためにも飲食した日付や参加者の名前、関係などを領収書の裏に明記しておくなどの工夫が必要です。
ちなみに、クライアント先の冠婚葬祭費用も経費として計上できます。領収書がなくても、内容を明記した出金伝票と一緒に、参加したことを証明する招待状などを保管しておきましょう。
租税公課
租税公課とは、税金などの公の負担金のことを指します。フリーランスが経費として扱うことができる租税公課は、個人事業主税・固定資産税・自動車税・登録免許税・印紙税・不動産取得税などです。ただし、固定資産税・自動車税・不動産取得税などは、仕事とプライベートとで併用するケースもありますので、家事按分を忘れないようにしましょう。
諸会費
事業内容によっては、業界団体への加盟や、オフィスを構える場所における自治会費などがかかります。これらの費用を諸会費として計上することが可能です。
減価償却費
減価償却費は、資産価値のあるモノで、耐用年数に応じて分割・計算し、申告します。10万円以上となるスマートフォン・PC・車など、長期で使用するものは減価償却費として計上します。例えばPCの場合、耐用年数は4年となっているため、購入価格から4年で割ったものを経費として申告します。
逆にフリーランスとして経費にできないものとは？
フリーランスとして経費にできないものは、プライベートで使用したものです。仕事で使用していないものは経費として計上できません。なぜなら、「仕事に関係のない支出だから」です。趣味で購入したものや生活に必要なもの、友人との食事代など、プライベートで使ったもの全て経費にはなりません。とはいえ、フリーランスとして働いている場合、経費として計上できるかどうか分かりにくいものもあるでしょう。この場合、しっかりと調べるようにしましょう。
また、税金も経費として計上できません。国民健康保険・国民年金は、確定申告の所得控除で全額控除されているので覚えておきましょう。
フリーランスの経費について気をつけるべきポイント
これまでの説明で、フリーランスが経費として扱えるものと扱えないものが分かったと思います。しかし、自宅で仕事をしているフリーランスの方にとって難しいポイントもあるでしょう。そこでここからは、フリーランスの経費について気をつけておくべきポイントを2つ紹介します。
経費で落とせるモノ落とせないモノの判断基準について
原則として、経費として落とせるモノは仕事に関する費用のみとなっています。とはいえ、フリーランスの場合自宅で仕事をしているという方が多く、どこまでを経費として扱っていいのかわからないという問題があります。結局の所個々の判断に任せられていますが、経費が売上の半数を超える場合は税務署の調査対象となることが多くなる為、経費の区別をしっかりと理解しましょう。
領収書やレシートをもらうクセをつける
フリーランスとして働き始める前は、レシートを捨てることが多かったり、領収書をもらう機会がなかったりするでしょう。しかしフリーランスとして働き始めると、領収書やレシートは必ずもらい、保管しておかなければなりません。そして、仕訳帳に記入する際、経費になるかどうか考慮します。また、税理士の方に依頼する際も、領収書やレシートは重要となりますので、必ず保管しておきましょう。
まとめ
今回はフリーランスの経費について詳しく説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。今回紹介した経費や控除を理解することで、理解する前より支払う税額を抑えられる可能性があります。ただし、きちんと理解しておかないと脱税にもなりかねません。そのため、今回紹介した経費とポイントをしっかり理解し、正しい知識を身に着けておきましょう。