報告書の書き方

プロジェクトが目指すもの

プロジェクトが目指すものは、プロジェクトの実行で完成すう最終目的の達成です。しかし、プロジェクトはほとんどの場合、スタート時点では目的達成までのプロセスが決まっていません。完成を目指して予測や仮説をたて、必要な工程を着実に進めて実現していくものだからです。プロジェクトが始まると、まずは最終目標を明確にし、次に最終目標を達成するための中間目標が設定されます。中間目標を達成するためには人・もの・時間・お金などのリソースを整え、目標を実現するために必要な環境を作り上げるのです。中間目標が細分化されるほどその管理は複雑になりますが、ここで作られる報告書が重要な役割を果たします。

プロジェクト報告書の役割

プロジェクト報告書の役割は、プロジェクトの状態を把握すること、そしてそれをもとに次のアクションをおこせるものであることです。プロジェクトは、常に正しい道筋をたどっているわけではないので、進捗途中に問題も起こります。時にはプロジェクトの方向性を修正しなければならないような、クリティカルな難問に当たることもあるでしょう。報告書では、このような事態も含めてプロジェクトの今ある姿を俯瞰的に見る唯一の方法なのです。また、今後のボトルネックになりそうな部分の把握や、確認事項や疑問点を解消するなど、プロジェクトがゴールへ向かうように、報告書に基づいてアクションを起こします。つまり、報告書は読む相手が状況を明確にイメージできるものでなければ役に立たないということです。報告書作成がただの作業の一環にならないよう、報告書の役割を意識して書きましょう。あなたが報告を受ける場合に何が欲しいかを考えると、報告書を作成しやすくなります。

プロジェクト報告書の効果的な書き方

報告書の効果的な書き方は、報告書を書くポジションによっても内容は異なります。しかし、よんだ相手が報告されたことに納得し、すぐに次のアクションを起こせるものがベストだということは変わりません。ここでは、報告書の書き方について、どのような内容をかけばよいのかをみていきましょう。

プロジェクトメンバーが報告書に書くこと

プロジェクトメンバーというポジションで報告書を書く場合には、プロジェクトの現場を担うあなたの担当が、どのような状況であるかを伝えましょう。プロジェクトメンバーが報告書に書く事項としては、進捗率、前回の進捗との差分、プロジェクト進行に影響する問題、問題点を解決する試作案、疑問点、進捗がおくれるようであればその具体的な原因と完了日などです。プロジェクトの進捗状況は必須じこうです。現在の作業が遅れる見込みであるならば、それを完了させる期日を明確します。スケジュールがずれることが事前に分かれば、プロジェクトを統括する担当者は、全体のスケジュールやリソースの調整が可能です。また、現在プロジェクトの進行でボトルネックになっていることを具体的に書きましょう。例えば、システム構築であれば、使用の認識がずれている可能性があるなどといった場合には、その原因と考え得る対策を伝えることが重要です。報告書をうけ取った人がその問題をクリティカルだと判断すれば、早期にミーティングを開くなどして対策を講じることができます。

お客様向けに報告書を書く場合

お客様向けに書く報告書は、もちろんお客様が納得できるものであり、理解しやすいものであることが重要です。お客様向けに作成する報告書は、最低限次のことを意識して作成しましょう。

信頼性

曖昧な表現や誤魔化しだと受け取られそうな表現は使わない

具体性

何についての説明なのかをだれが見てもわかるものにする

論理性

結論を示した後は、そこに至る理由も含めて論理的に書く

明示性

図や数字を使うなど、直感的にわかるように表現するなどお客様が求めるものは、いつまでに完成し、いつから運用できるのかという明確な答えです。

まとめ

プロジェクトの報告書には、ポジションやプロジェクトの進行状況によって、報告書の書き方は変わります。しかし、その役割は変わりませんので、プロジェクトの状況がわかり、次のアクションが取れるようにまとめましょう。また、社内やプロジェクト内で作成する報告書と、お客様に提出する報告書では書き方を分け、お客様向けの報告書では決定事項や結果を直感的にわかりやすく書くことを意識することが重要です。プロジェクトの報告書は、丁寧に書けばそれだけ時間は取られます。しかし、報告書はプロジェクトを完成させるために必要不可欠なものなのです。つまり、報告書もプロジェクトの成果物だと考えて過言ではありません。報告書の重要性を意識し、必要であれば報告書作成の時間もプロジェクトの工数に含めるといった考え方も必要です。いかがでしたでしょうか。報告書の書き方が分からないときは、本記事を参考にしていただけたら幸いです。