RPAを仕事に導入するにあたっての効果とメリットとデメリット

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コラム
RPAを仕事に導入するにあたっての効

はじめに

将来的な生産年齢人口の減少による人手不足解消の手段として、インターネットやテレビ、技術雑誌等で頻繁に耳にするようになったRPA。RPAの導入によって、自社の様々な業務を自動化し、働き方改革や人手不足解消を考えている方も多いのではないでしょうか。この記事では、RPAを使ってどんなことができるのか、RPAを導入することで仕事にどのような影響を与えるのかについて説明していきます

RPAとは

RPA(Robotic Prosess Automation : ロボティック・プロセス・オートメイション)の略語であり、「Digital Rabor：仮想知的労働者」とも呼ばれています。作業者のパソコンやサーバにRPAをインストールしておくことで、経理処理、データ分析、人事業務、問い合わせ対応などの顧客対応、他社製品のWebサイトを使った情報収集などの、ホワイトカラーの業務を、人間の代わりにロボットが代行し業務を自動化する技術です。

また、これらの作業が自動化されることで、バックオフィス作業が減少し、作業者が本来の作業に集中することができるため、労働時間の減少や、売上アップにつながります。

RPA導入のメリット

RPAの最大の特徴は、安定した作業精度の高さにあります。RPAはロボットなので長時間働かせたとしても集中力の低下がなく、これまで複数人が行っていた定常作業をRPA1台に任せることが可能です。 RPA単体では紙媒体の読み込みは難しいため、ヒューマンエラーが多く発生するデータ入力業務や、人間とロボットの作業効率の比較など、最大限の効果を発揮させるためにはどの業務にRPAを導入するか見極めが大切になります。

また、従業員の労働環境の改善や、人件費などのコスト削減が期待できます。RPA導入により、これまで時間のかかっていた作業も短時間で完了させることができるようになります。不要な残業時間を削減することが可能で、労働環境の改善、働き方改革を実現することができます。RPAは初期費用こそ発生してしまうものの、長期的な目線で見た場合に、無駄な人件費を削減できるなど低コストを実現できるため、予算の節約に貢献します。

RPA導入のデメリット

RPAが導入された業務の担当者に急な異動や退職が発生した場合、後任の担当者がRPAの操作や仕組みを理解できず、その業務のブラックボックス化が考えられます。また、現任の担当者がエラー対応、フローの変更を行いたいときに誤った場所を操作してしまい、RPAそのものが動かなくなってしまうことも考えられます。ここで大切なのは業務に関わるプロセス、フローチャートやRPAの操作方法をマニュアル化することで、だれが見てもわかるように可視化し、それを各部署間の誰でも見られるような環境を整えておく必要があります。

次に、RPAをパソコンにインストールしている場合は、対象のパソコンの動作不良、サーバにインストールしている場合は自然災害など、急なシステム障害が発生した場合に業務が完全に停止してしまい、復旧までに多大な時間を費やしてしまう可能性があります。長期間停止してしまった業務の影響範囲が大きければ大きいほど会社に対し多大な損失を与えてしまい、チャンスの喪失を招いたり、最悪の場合、中小企業の場合は企業の存続が脅かされる事態にもなりかねません。

ここで大切なのは、システムのバックアップを取っておく、復旧期間中は人により作業が継続できる仕組みを整えるなど、業務を継続できるような体制を整備しておくことが大切です。また、システム障害発生時の影響範囲を明確化し、被害を最小限に抑えるためのリスクマネジメントも大切になってきます。

RPA導入の効果

では実際に、上記の導入システムを見定め、リスクマネジメントを実施したうえでどれくらいの効果があるのでしょうか。

東京都の場合、平成30年10月末～平成31年3月末に実施したRPAによる作業自動化実証実験では、庶務事務、給与等事務、資料作成事務などを中心に、年間ベースで438時間（縮減率平均66.8%）の縮減効果が得られたそうです。また、熊本県宇城市では、ふるさと納税業務や住民移動申請などにRPAを導入することで、年間約1,700時間の業務削減効果が見込め、対象業務を徐々に拡大している最中だそうです。

企業に目を向けると、株式会社Rでは、RPAをすでに60プロセスに展開し、年間16,000時間の工数削減が試算されています。他の業務にもRPAを順次拡大しており、適用範囲に対応して自社製品を組み込むことで独自運用も進めています。

M株式会社は、Webからの受注データのダウンロードを自動化し、365日、受注業務に対応できる体制を整えました。M株式会社では、従来、手作業で受注処理を行っていましたが、取引拡大に伴う作業量増加が予想されることからRPAの導入に踏み切りました。

さいごに

RPAは今後予想されている生産年齢人口の減少に対応していくため、現在最も注目されているIT技術の1つになっています。大企業や中小企業に限らず地方公共団体までもがRPAを導入し、それを利用する人の大きな助けとなり、長期的な目線で企業の大きな利益につながっています。対象業務の洗い出しやリスクマネジメントを正しく行うことでより大きな利益を出し、働き方改革や労働力不足の一助になるのではないでしょうか。