プロジェクトの成功のカギは役割分担
<1.概要>
<1.プロジェクトチーム>
「プロジェクト」を成功させるためには、プロジェクトマネージャーを筆頭に、プロジェクトリーダーとメンバーの各工程で適切な役割を分担することがプロジェクトを成功させる重要なポイントになります。
プロジェクトの進行、進捗スケジュールを管理において役割を明確に分担させることでチームメンバーは受け持ったタスクに集中できる上、スケジューリングの自由度が増します。
<2.それぞれの役割>
<1.チーム内の役割>
プロジェクトを円滑に進めるためには役割を担ってこそプロジェクトは成功へと繋がります。
以下はプロジェクトチーム結束時、各々が担う役割になります。
- ・プロジェクトオーナー
- ・プロジェクトマネージャー
- ・プロジェクトリーダー
- ・プロジェクトメンバー
プロジェクトの発注者にして、全体の構想や目的を設定します。円滑にプロジェクトを進められるように明確なビジョンを持って、計画の立案をします。
また、外部受注のプロジェクトのオーナーは外部に存在します。その場合、プロジェクトオーナーとの連携が取れるように、定期的な報告会を設けます。
受け持ったプロジェクトの筆頭にして、交渉や問題発生時の対応を担います。プロジェクトの進捗をみながら、戦略や目標の変更をスタッフに指示したり、スケジュールの管理をします。
また、経営者やプロジェクトオーナーに進捗の報告を行い、プロジェクトの状況を正しく把握しておく必要があります。
プロジェクトに関わるメンバーをまとめ、マネジメントをする役割を担います。プロジェクトをスムーズに遂行させるためのスケジュールを調節し、細かい変化や問題に対応する能力を必要とします。
プロジェクトに関する特定の役割を担ったスタッフを指します。
スケジュール通りに進めるための作業者となる位置づけになります。
<2.役割の明確化>
プロジェクトを成功には、チーム内での指揮系統やチームメンバーとの役割を明確化しておくことがポイントです。
- メリット
- デメリット
チーム内でそれぞれが担う役割を明確化しておくことで、担当する作業へのタブリや漏れがなく並列に仕事を進めることができます。また、リードタイムも短く、スケジュールを組んでいく上での幅が増えます。
また、プロジェクトの進捗状況の把握もできます。それにより、受注先とのミーティングをスムーズに進めることが可能であり、状況も把握しているため、詳細に話を進められます。
付いては、担うメンバーのモチベーションアップと同時に、業務貢献にも繋がります
チーム内での役割を明確化しなかった場合、仕上がった作業を別のメンバーが行っていたり、作業の放置等、チームワークが入り乱れ、プロジェクトの進捗スケジュールそのものが崩壊するという事態を招きます。
作業を管理する側も、メンバーの誰がどの作業をしているのか把握していなければ、効率的なサポートは愚か管理すらままなりません。受注先との定期的にミーティング時にも詳細な話ができずに無駄な時間をつくる事態も起きます。そのようなことを起こさないためにも、チーム内での役割は明確化しておく事が重要ということです。
<3.分担のポイント>
効率的な分担のポイントは以下のようになります
- 1.ゴールまでの道筋を立てておく
- 2.タスクは雑務レベルまで洗い出す
- 3.タスクは量や項目内容を考慮した上で割り振る
- 4.役割の重要性の認識
プロジェクトの目的、つまりゴールを明確化しておくことによって、作業工程の把握が容易にでき、タスクを分解するができます。また、タスクの順位付けや構造関係の把握が可能であり、役割を分担する際は絶対に行う必要があります。
ゴールは基本的にオーナーや外注先からの指示で明確に指し示す事ができますが曖昧な場合もあるため、要件を突き詰めてハッキリとしておくことが重要です。
プロジェクトに必要なタスクは重要な工程のみならず雑務レベルまで含めて洗い出し、各メンバーに割り振ります。責任の所在が曖昧なタスクが存在する場合、誰も行わず放置されたり、自主的に行っているメンバーに溜まってトラブルに発展し問題が生じる場合があります。
プロジェクトメンバーは基本的に、作業工程の進め方への考え方や作業のスキルは個々で違ってきます。
メンバーに作業を割り振る場合、作業工程を洗い出して、それぞれのタスクに適したメンバーに割り振ることで個々が持つスキルを高い形で発揮することができます。ただ、割り振るだけでなく、タスクの量を考慮する必要があります。
メンバーひとり一人が受け持つプロジェクトの各工程はレベル関係なく、何一つ欠けてはいけません。ここにおいて、受け持つ仕事の重要性の認識をしているかしていないかの違いで仕事へのモチベーションは変わってきます
仮に重要性を認識していない場合、仕事の放置や惰性に繋がる等、プロジェクト全体に支障をきたす可能性を生みます。そのような事態を起こさないように「事前に説明しておくこと」や「定期的な報告の場を設ける」等で如何に自分が重要な仕事を全うしているか認識されます。
<3.プロジェクト成功への道筋>
<1.WBSを作成してタスクの詳細化>
「WBS」とは「Work Breakdown Structure:作業分割構成図」の略称です。主にシステム開発やプロジェクト計画時に使用することが多いです。
「WBS」を導入することでプロジェクト全体の作業が目に見えやるべき工程が明確化します。その上で進捗スケジュールが組め、精度の高い見積もりが出せます。
しかし、「WBS」の導入は何もメリットばかりではありません。問題は「見通しの持てない作業ほど情報が不足して不明瞭な作業が発生」することです。
プロジェクト立案の段階で最終納品物のイメージが完成していないと、チーム全体に認識の齟齬が発生します。そうなったとき、作成したWBSは役目を果たすことはありません。そのため、「不明瞭な作業」がある場合は、無理に押し通すのではなく作業を進めながら段階的に最小化して進めることで工程数を無駄に増やすことなく進められます。また、導入時にプロジェクトの内容に則したテンプレートを複数用意することで、品質向上や維持に繋がります。
<4.まとめ>
各々が得意とする専門分野を持ったメンバーで構成されるプロジェクトチームを効率的かつ適切に機能させるためにも、プロジェクトの目的をはっきりさせ、メンバー個々人に的確な「役割」を割り振ることがプロジェクトを成功させるポイントになります。