【就活生必見！】履歴書の準備から送付まで注意すべきポイント
就活を行う上で必ず必要となるのが履歴書です。いざ就活を行うとなるとどのように準備をすればよいか迷いますよね。以前までは手書きが主流でしたが最近ではWordを使用して入力した方がよいとか…。本記事ではそういった疑問を解決するべく、基本的な履歴書の購入方法から採用担当者の印象が良くなる履歴書の書き方まで一通りご説明していきます。
適したサイズはなに？
履歴書のサイズにはA4とB5 があります。どちらを選ぶのが一般的なのか、結論からいうと「A4」サイズを選ぶのが望ましい です。現代の企業ではA4サイズの書類を扱うのが主流となっているため、あわせたサイズの方が企業側の管理もしやすくなります。
学歴・職歴など記入する内容が少なくシンプルにまとめたい場合にはB5を使用することもおすすめします。また、同封する書類とサイズを統一することも忘れないでください。企業側で指定がなければサイズによって落とされることはないので自分にあったサイズを選ぶようにしましょう。
履歴書を準備する【手書き編】
そもそもどこに売られているのか知らない方もいるのではないでしょうか。日常生活ではあまり意識することがありませんが意外と身近なところで購入することができます。1番確実なのが「文房具店」 です。履歴書の種類も豊富でペンや封筒といった必要なものをあわせて購入できるメリットがあります。その他にも100円均一やコンビニ、大学構内でも購入は可能です。しかし、履歴書によっては記入欄や項目が多少異なったり、安価な物だとアルバイトに適したフォーマットで就活に向かないこともあります。気にする採用担当の方もいるかもしれないので注意するようにしましょう。
履歴書を準備する【入力編】
パソコンの需要が高まりWordなどを使用して書類を作成する企業も増えてきたため近年では履歴書をパソコンで入力して作成する人も増えてきました。WordやExcelでも作成は可能ですが最近では必要な項目に入力をすれば簡単に無料で履歴書が作成できる「履歴書メーカー」「電子履歴書」「履歴書猿人」といったさまざまなツールが存在 しています。サイトによってフォーマットもさまざまですが迷ったらJIS規格を選ぶことをおすすめします。
履歴書を作成する【手書き編】
第一に一つ一つの文字を丁寧に記入する ことが重要です。乱雑に書いてしまうと文字と文字が繋がったりインクがすれてしまうことになり、気持ちがこもっていない印象を与えてしまいます。さらに余白を開けすぎず上下左右均等に記入すると読みやすくなるため下書きをしてから記入するのがおすすめです。
また、手書きのデメリットでも言える記入ミスですが、「1文字だけなら…」と修正テープを使用するのは以ての外です。基本的には履歴書に修正は加えません。面倒だとしても最初から書き直しましょう。
履歴書を作成する【入力編】
手書きと比べ手直しがいくらでもきくパソコンでの作成では手書きのものよりさらに読みやすさに気を配る必要があります。 改行や必要であれば記号を使用するなど工夫をし要点をまとめ簡潔に作成しましょう。
また、webのツールを使用すると生年月日や卒業月をプルダウンで選ぶ形式があります。選択ミスをし誤った情報のまま提出してしまえば採用担当者の信用を失いかねませんにで注意が必要です。必ず見直しを行い、画面上では確認しづらければ一度印刷をしてから見直すことをおすすめします。
結局手書きと入力どちらがいいの？
特に企業で指定がない場合にはどちらでも支障はありません。字が汚い方にとってはむしろパソコンで入力をした方が印象がよくなりますよね。エン転職では実際に採用担当者の方へアンケートを実施し調査をしたようです。
・どちらでもよい・変わりがない ⇒ 50％
・手書きを評価する ⇒ 約30％
・パソコンを評価する ⇒ 約10％
結果から大半の方が特に気にしていない様子。あくまで履歴書の内容に重点を置くという方が多くいらっしゃったようです。
それぞれの意見として、手書きだと殴り書きされていないかや時間をかけて丁寧に作成していることから真剣に応募しているといった印象を受けるそう。対して入力では最低限のパソコンスキルがあることが確認でき、多くの履歴書を確認する採用担当者の場合読みやすいという意見も多くあったようですね。
どちらもそれぞれメリット、デメリットは存在します。迷ったら基本的には手書きを、企業によってはパソコンで入力する というように使い分けると良いでしょう。
【注意点をご紹介します】
ここでは履歴書を作成する上でさらに気を付けた方がよい点についてご紹介していきます。
・ボールペン
手書きの際に必要となるボールペンですがあなたはどのように選びますか？身近にあったボールペンで書いた場合、すれたり文字が読みづらくなるといった原因になりかねません。そこでおすすめなのが油性かゲルインキの0.5～0.7の太さ のものです。水性だと乾くまで時間がかかってしまい、太さによっては文字がつぶれてしまうため、妥協せずちゃんとしたものを準備するようにしましょう。
・証明写真
基本的には面接時と同じ服装で撮ります。3カ月以上前に撮った物がある場合使用するのはさけ、最近撮ったものでも体形や見た目に変化がある時は撮りなおす ことをおすすめします。
また、履歴書に貼り付ける前には必ず裏に自分の指名を書いておきます。 もし剥がれてしまった場合名前が記載してあれば担当者の方も困らずに済みます。こうした最低限のマナーができているか、他の人との差を付けられるチャンスです。
証明写真はその人の印象に関わる重要なツールです。たかが写真だと思わず、表情や髪型なども意識しながら撮るよう心掛けましょう。
送付方法について
履歴書を書き終えたら終わりではありません。送付する時も入れ方や添え状などマナーがあります。封筒とメールそれぞれ送付する際に注意すべき点がいくつかあるので箇条書きにしました。
■封筒
・番地はハイフンではなく「丁目」「番地」「号」で正式名称を使用する
・㈱は省略せず株式会社と書く
・住所が長い場合は改行してバランスよく
・送付先名が一番大きくなるように書く
左下に赤で「応募書類在中」と書く
・裏面の留め口に「〆」を書く
・書類はクリアファイルへ入れると好印象
・期限があれば期限内につくように余裕をもって送付する
■メール
・件名は担当者にスルーされないよう短くわかりやすく
・Excel、Wordで作成した時はPDF形式へ変換
・履歴書ファイルにパスワードをつける
・添付ファイル名は「氏名＋日付」わかりやすく
・適度な段落分け、内容は簡潔に
・営業時間内に送信、返信する際はなるべくその日中に
ざっと書き出しましたが他にもさまざまなマナーが存在します。送付する際には悪い印象を与えないよう注意しながら最後まで気を抜かず対応するようにしてください。
まとめ
さて、ここまで履歴書について説明してきましたが準備は進められそうでしょうか？就活となると何枚もの履歴書を書くこととなり心が折れそうになりますよね。こちら側としては沢山あるうちの1枚ですが、採用担当者からしたら履歴書の情報が全てとなります。1枚1枚気持ちを込めて作成すればきっと担当者の方へ気持ちは伝わります。将来に関わることなのでぜひ諦めずに履歴書作成に励んで希望の企業へ就職できることを願っております。本記事が少しでも参考になれば幸いです。