PMOの役割について解説します

はじめに

家族やクラス、会社等、どんな組織でも規模が大きくなればなるほど、長が一人で全体を管理することは難しくなります。管理が行き届かないことで関係が悪化したり、目標が未達となったりにします。そのため例えば会社であれば社長、部長、課長等、まとまりを小さくし、そのまとまりを管理するリーダー的ポジションを配置したうえで組織を滞りなく運営していきます。プロジェクトにおいても同様です。IT業界ではシステム開発を行う時にプロジェクトを発足し、プロジェクトにはプロジェクトマネージャー(PM)が配置されますが、規模が大きいとプロジェクト全体をPM一人で管理することが困難となり、結果として品質にも影響を与えかねません。そこで必要となるのがPMO(プロジェクトマネジメントオフィス)の役割となります。今回はPMOの重要性について詳しく紹介していきます。

PMOの概要

PMOは概念に近いものということを前提として考えてもらえるとわかりやすいことでしょう。なぜならPMOには、この業務を行うのがPMO、このポジションにいるのがPMOという固定された定義がないからです。そのため実体がつかみづらく、結局PM(プロジェクトマネージャー)と変わらないから必要ないのではと思われてしまう可能性があります。しかしPMOの重要性を正しく理解せずに遠ざけてしまうことは、保険に加入しないで生活していることと似た状態になるので、ぜひ今回学習して、企業に取り入れてみることをおすすめします。

まずPMとの違いについて解説します。PMはプロジェクトにおける全体の責任者であり、意思決定を行う立場となります。対してPMOはPMの意思決定や、プロジェクトを円滑に進めていけるためのサポートを担う役割を持っています。PMの仕事はプロジェクトを成功に導くことで、PMOも最終目的はプロジェクトの成功でありながら、直接の仕事は管理や調整がメインになると言えます。

以上のように考えるとPMOはPMの下に位置する役割になると想像してしまいますが、必ずしもそうはならないところがPMOの実体が掴みづらい原因の一つです。PMOは変幻自在で、ある一つのプロジェクトに携わっている部門を1単位として横断的に管理する役割となっている場合もあれば、プロジェクトを1単位として複数のプロジェクトを管理する役割となっている場合もあります。前者では特定プロジェクトのPMをサポートするだけなのに対して、後者の場合は何人ものPMをサポートすることとなります。

PMOの仕事内容

PMOの仕事はプロジェクトを体系的に管理する他、プロジェクトにおいて不足している部分を補うという役割も持っています。しかしながら実際PMOを組織内に独立して設けている企業は少なく、PMや各リーダーが兼任している場合、外部に委託していることが多いです。外部委託している場合は企業の事情なので全く問題ないです。しかし兼任の場合において、PMOを理解しているうえでそういった状態になっているのは各企業の事情があるので致し方ない部分がありますが、PMOの概念を認識しておらず、なんとなく兼任状態になるのはプロジェクト失敗のリスクを放置しているのと同じと言えます。ここでは皆さんの所属しているプロジェクトや組織におけるPMO導入や、外部委託への判断材料となるように具体的なPMOの仕事内容を紹介していきます。

はじめに述べたようにPMOには決まった業務内容は存在せず、プロジェクトや組織の状況によって臨機応変に行動することになりますが、PMOの普及を目的に設立された一般社団法人 日本PMO協会では、共通する役割をまとめてくれています。「プロジェクトマネジメント方式の標準化」「プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発」「プロジェクトマネジメント業務の支援」「プロジェクト間のリソースやコストの各種調整」「個別企業に適応したプロジェクト環境の整備」「その他付随するプロジェクト関連管理業務」の6つが一般的な役割として挙げられています。日本PMO協会ではこれらを実行することで品質の高度化、リソース確保・調達の迅速化、各種管理の高度化がメリットとして得られるとしています。

さらにPMOの職種はその業務内容にて「PMOアドミニストレータ」「PMOエキスパート」「PMOマネジャー」の3つに大きく分けることが可能となっています。PMOアドミニストレータはスケジュール・進捗管理やメンバーの勤怠管理、会議の開催、プロジェクトデータを収集したうえでの情報展開、リマインド等、プロジェクトにおける潤滑油的役割の色が濃いポジションとなっています。

PMOエキスパートは、ルールの策定、改善、標準化と法律家のようなポジションとなります。そのため収集された情報の分析を行って各種プロセスやルールの文書化、各種情報の可視化、教育資料の作成等、文書作成の業務が多くなる傾向があります。またプロジェクトで利用されるツール類の開発や改善、導入時の教育、プロジェクト利害関係者の状況分析、人材の定着やメンタルケア等の業務を行う場合もあります。

PMOマネジャーはそれらPMOの業務を管理する役割を持っています。あくまでPMOに関する管理であって、プロジェクトを管理するわけではないことにご注意ください。具体的にはPMOの戦略・計画の策定、予算管理、PMOに関わるメンバーの勤怠管理や教育、業務環境、ルール定着具合の監視、プロジェクト進捗状況に対する客観的な判断等です。以上がPMOの主な職種ですが、必ずこれら3つの職種に分けられるという決まりはなく、企業によってはさらに細分化されている場合もあります。またこれら全てを導入せず、プロジェクトに欠如している部分のみにPMOを導入することもあります。

最後にPMOのデメリットについて2つ紹介しておきます。1つ目はコミュニケーションがおざなりになってしまうことです。あらゆることが体系化されていることのメリットは大きいですが、一方でそこに頼りきりになってしまい、効率化に感化され過ぎてメンバー間のコミュニケーションは不要と勘違いしてしまい、各々の関係が希薄になってしまうことがあります。システムはコンピュータですがプロジェクトを遂行しているのはあくまで人同士なので、関係が築けていないと課題解決に時間がかかるだけではなく、プロジェクト失敗のリスクにも繋がりかねません。

2つ目は本末転倒になってしまう可能性があることです。PMOでは多くのことを管理しなければいけないため、本来プロジェクトを円滑に進めて成功に導くことを目的としているにもかかわらず、管理に目が行き過ぎて、かえってプロジェクト進行の足かせになってしまうことがあります。もちろんPMOが管理している品質やスケジュールはどれも重要なのでプロジェクトは従っていくのが理想ですが、PMO側がプロジェクトの進行状況や現場の状況によってそれぞれのバランスを見ながら最も適した状態に都度アップデートをかけていく必要もあります。

PMO関連の資格

PMOの重要性が幅広く語られるようになってきてから、前述した日本PMO協会が認定している資格を含めいくつかの資格試験が導入されるようになりました。今回はPMO関連の資格として代表的なものを2つ紹介します。

PMOスペシャリスト認定資格(NPMO認定PMO-S)

日本PMO協会の認定しているPMPの資格「PMO-S」は2022年時点でシングルスターとダブルスターの2つがあり、トリプルスターは策定中となっていました。シングルスターはPMOの基礎、概念を習得する内容となっていて、ダブルスターはシングルスターを取得済みの人がPMOマネジャーとして保有すべき知識と技術を習得する内容となっています。

なおPMO-Sはいずれもeラーニングを利用して学習できるようになっており、試験もオンライン上で受験できます。シングルスターは4時間の映像学習と20時間以上の自習、試験は全50問の90分間、80%以上正解で合格です。ダブルスターは5時間の映像学習と20時間以上の自習、試験は全20問の120分間、70点以上正解で合格です。なおシングルスターのeラーニングは一般で税込13,200円(各種会員で税込10,780円)、ダブルスターのeラーニングは一般で税込18,700円(各種会員で税込13,200円)となっています。一般的なベンダー試験と比べると比較的安い資格試験と言えます。

シングルスターはISO21500に、ダブルスターはISO21500/JIS Q 21500にそれぞれ準拠しており、eラーニングを通じてプロジェクトの成功率を高めるためのPMOに関する知識全般をプロジェクトマネジメントやPMOの経験が豊富な講師から学べ、試験に合格することでその能力の習得を証明できるようになります。

PMP (プロジェクトマネジメントプロフェッショナル)

2つ目のPMPはアメリカのPMI(Project Management Institute）という協会によって認定されている資格で、この協会はプロジェクトマネジメントを体系的にまとめたPMBOKの策定も行っています。

PMPはPMO-Sと異なって受験の条件が定められています。条件は大卒の場合で、36ヶ月以上のプロジェクトマネジメント経験かつ4,500時間のプロジェクト指揮の実務経験、高卒の場合は60ヶ月以上のプロジェクトマネジメント経験かつ7,500時間のプロジェクト指揮の実務経験と、実務経験が必須となります。なお対象にできる実務経験は過去8年以内のものに限ります。さらにPMP受験に当たって事前に35時間のPMI認定研修を受講する必要がある他、学習時間には100時間程度必要とされているため、合格までに多くの時間を要することになるでしょう。

試験は全180問(5問は採点に含まれない予備問題)で230分、4者択一問題のコンピュータ試験となっていて、合格目安はされていませんが60%以上と見られています。受験料はPMI会員になった場合で405ドル、非会員は555ドルでそれぞれ再受験時は275ドル、375ドルでした。コンピュータ試験ではありますが、PMPはピアソンVUE等のテストセンターに出向いて受験することになります。またアメリカの協会が実施している試験ではありますが、PMPは日本語での受験が可能です。

まとめ

PMOはプロジェクトに取り入れることでコストは発生しますが、取り入れたことで失敗や遅延を未然に防ぎ、結果的にコスト削減に繋がるという保険の方な役割も持っています。PMOの形は様々ですが、多かれ少なかれ社内、社外いずれかでPMOの役割を担うポジションの必要性は発生すると言えるでしょう。これまで管理に関して特別意識を向けていなかった場合は、ぜひ今回の記事をきっかけにPMOの配置を検討して、プロジェクトをより効率的に進め、高度な品質レベルを達成する一助としてみてはいかがでしょうか。