SharePoint カスタムリストの活用

SharePoint カスタムリストとは

SharePoint カスタムリストはExcelのようなデータ管理をリアルタイムで共有することができる機能があり、「同時に複数の人が一つのファイルにアクセスできる」「自宅・出先どこからでも更新が可能」「項目別に入力形式の設定ができる※フォーマットから選択形式」など様々なメリットがあります。

SharePointは場所を問わずネット環境があれば更新可能、一つのファイルに同時に複数人のアクセスも可能なため、煩雑なやり取りはなくなり作業効率はぐっと上がります。しかし、カスタムリストは個別データでの処理を行うため、Excelのような複雑な計算や入力には適していません。また印刷はブラウザ標準機能になるため、思った通りに印刷できない場合が多いです。その為SharePoint カスタムリストは「毎日もしくは適宜入力が必要、かつリアルタイムで共有したいもの」の作成に向いています。

リスト機能は「列・行・ビュー」の要素で構成されており、。例えば日報を作成する場合は「本日の日付(日付、時刻)、実勤務時間・時間外業務(日付、時刻)、業務内容(複数行テキスト)、経費(通貨)、備品持ち出し(はい/いいえ)」とリストを選択して作成できます。

SharePointで作成することで様々なリストが自動生成される為、よく使う「会議」「面談」「書類作成」等項目の作成をしておくと今後より快適に使用することができます。一度設定してしまえば作業効率は格段に上がる為、SharePointのカスタムリスト機能をフル活用することで、今までかかっていた作業時間を圧倒的に短縮し、他の業務に使える時間が生まれてきます。