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SharePointの使い方について

SharePointとは

SharePointとは,Microsoft社が提供しているデータや情報の共有を目的としたOfficeソフトまたはサービスのことです。

SharePointの使い方

ドキュメントライブラリ

ドキュメントライブラリはWordやExcelで作成したファイルを共有・管理する場所です。ライブラリの中にフォルダを作成し、そこへ作成した資料などのファイルをアップロードすることで共有ができます。ライブラリは既存のものがありますが、新しく自分で作成することも可能です。ライブラリはドキュメントライブラリ以外にも、画像ライブラリやメディアライブラリ等があります。

チェックインとチェックアウト

SharePoint上ではライブラリやリストなどのアプリに、スプレッドシート等と同じようにアクセスの権限を付与することができます。また、アップロードしたファイルを編集したいときに、他の人が同時にファイルを開かないようにするチェックイン・チェックアウトという機能があります。編集前にチェックアウトをすると他の人はそのファイルを開くことができません。編集後にチェックインすると他の人もファイルを開けるようになります。

ワークフロー

ワークフローは業務上よくある作業を効率化できる機能です。ワークフローでよく使われている使い方は承認フローというものです。承認フローでは資料などのドキュメントを回覧したり、回覧した人から承認を得るといった作業を行えます。回覧や承認には期限や順番を設定することができます。また、回覧した書類に署名をしてもらうこともできます。他にもワークフローを実行してもらったら通知のメールが送られてくるように設定することもできます。

掲示板

掲示板はSharePoint内のリストというアプリケーションから作成することができます。社内全体やグループごとにお知らせなどの連絡事項を共有できます。誰かが投稿した内容に「いいね」をつけたりコメントを返すなどコミュニケーションが取れます。行事の日程調整などはアンケート機能と併せて利用するといった使い方もできます。