マクロの使い方を理解しよう

マクロとは

マクロはMicrosoftOfficeのExcelの機能の一つです。「複数の手順の操作をひとまとまりの操作として登録して再実行するための機能」です。日々の手作業で行っているExcelを使った入力や集計などの事務作業をボタン一つで一瞬で終わらせてしまう便利な機能です。自分で好きなように設定できるショートカットキーと考えると分かりやすいかもしれません。
今回はExcelで例えましたがExcel以外のアプリケーションでも同じ機能はマクロと呼ばれています。

マクロとVBAの違い

Excelではマクロ機能で実行する内容をプログラムとして自由に記録して編集することができますが、その時に用いるプログラム言語が「VBA」です。VBAはVisual Basic for Applicationsを略したものです。そしてVBAはマクロの内容を書くための言語というわけです。
しかし一般的にはマクロもVBAも「Excelの自動化」として扱われていますのでどちらも自動化を意味すると理解しておいて問題ないでしょう。

マクロでできること

ではマクロでは具体的にどういったことができるのかをご紹介します。

操作の自動化

先ほども少し触れましたが、マクロの最大の特徴は「自動化」です。ボタン一つでいつも手入力している作業があっという間に終わります。
例えば、「複数あるブックの中から必要なデータを集計して一つにまとめて、その分析結果を日付ごとに分けて保存する」「必要書類(請求書や納品書)を各レイアウトで印刷する」「インターネットの情報を自動で取得する」「勤務状況の管理」「テンプレートでメールの送信」など他にも様々な自動化を実現することができます。

同じ操作を繰り返し実行

マクロでは操作の内容をプログラムするので手作業で起きてしまうようなミスが起こりません。また同じ操作を何度も繰り返すことができます。マクロを一度記録することで大量のデータであっても正確に作業してくれます。

値に応じて操作を自動判別

プログラムに書き込むことでマクロに自動判別させることも可能です。普段私たちが考えながら作業していることでもマクロを使うことでその部分まで任せることができます。

マクロの使い方

ここでは実際にプログラム言語を書いていく使い方ではなく、マクロの記録ボタンを使って記録する使い方をご紹介します。ではさっそくマクロの使い方をみていきましょう。

開発タブの表示

まず、マクロを記録するにはExcelの画面上のタブ欄に「開発」タブを表示させる必要があります。

①Excelを開いた画面の左上の「ファイル」を開き一番左下の「オプション」をクリック
②左端の「リボンのユーザー設定」をクリック
③右下当たりの「開発」にチェックを入れる
④「OK」をクリック

これで「開発」タブが表示されます。

マクロの記録

ではマクロを記録していきましょう。
①開発タブを開き左上のほうの「マクロの記録」をクリックします(作業中のブックを選択してOK)
②セルB2選択(どのセルでもいいです)して「マクロの記録」と入力してみましょう
③記録時と同じく開発タブの左上「記録終了」をクリックします

動作の確認

次に実際にマクロを実行してみましょう。
①セルの文字を削除します
②開発タブ左上「マクロ」をクリックします
③Macro1を選択して右上「実行」をクリックします

いかがでしょうか？セルB2に「マクロの記録」と入力されていれば成功です。

ショートカットキーでマクロを実行

先ほどマクロの記録方法と実行方法についてご紹介しました。マクロでは同じようにマクロの記録を開始してその間に自分が好きな作業を自由に記録させることでマクロを実行することができます。簡単なものでいうと、フォントの色や大きさを変更したり、書式を変更したり、表の並び順を変更したりと普段手作業で行っていることがマクロの実行を行うだけで一瞬でできてしまします。使い方次第で作業効率をあげ無駄を省くことができるというわけですね。

では次に、作成したマクロをショートカットキーで実行する使い方をご紹介します。マクロを開いてどのマクロを実行するか選ばなくてもショートカットキーを押すことでマクロを実行させることができます。

①開発タブ左上ののマクロをクリックします
②ショートカットキーを設定したいマクロを選択して右下オプションをクリックします
③ctrl+□が出てくるので好きなアルファベットを入力します
④キャンセルで閉じます
⑤セルB2を選択し「ctrl+q」を押すとセルB2に「マクロの記録」と入力されます

このショートカットキーの使い方を利用することでより効率的にマクロの実行を行うことができます。

まとめ

ここでは基本的なマクロの使い方についてマクロの記録、実行、ショートカットキーの設定方法をご紹介しました。この使い方をさらに応用することでパソコン業務をかなり効率的に行うことができます。
まずはマクロの入門としてこちらをご紹介しましたが、興味がある方はぜひ様々な使い方を試してみてください。