白色申告で認められる経費とは？青色申告との違い・メリット・デメリット
フリーランスとして活動するITエンジニアの方なら、毎年の確定申告に頭を悩ませているのではないでしょうか？経理業務に苦手意識を持っている方であれば、なんだか簡単そうというイメージで白色申告を検討しているかもしれません。しかし、経費の計算をおおまかに済ませられる白色申告であっても、経費の仕訳や勘定科目の知識は必要です。経費として認められるもの、認められないものの線引きはなにか？どのように経費を仕訳したらいいのか？会社員時代には必要なかった白色申告に戸惑っている方も多いでしょう。
そこで本記事では、確定申告に関して詳しくないフリーランスエンジニアの方に向け、経費の分類や勘定科目の種類などを含めた、白色申告の基礎知識を紹介していくとともに、青色申告との違いや、白色申告のメリット・デメリットなども解説していきます。
フリーランスエンジニアに欠かせない確定申告
確定申告とは、申告する前年の1月1日から12月31日までで得た、1年間の所得を税務署に申告して確定させ、足りなかった税金を納付する、あるいは源泉徴収で払い過ぎた税金を還付してもらう手続きです。原則、2月16日から3月15日までの期間で申告する必要があり、給与所得者を含む所得のあるすべての方が対象です。ただし、一部の例外を除き、会社が年末調整を代行してくれる会社員であれば、個人で確定申告する必要はほとんどありません。
一方、税金・保険面をすべて自身で行わなければならない個人事業主・フリーランスエンジニアは、毎年の確定申告はほぼ必須だといっていいでしょう。本来、エンジニア業で得た報酬は源泉徴収の対象にはなりませんが、案件やエージェントによっては差し引かれている場合もあります。確定申告は、源泉徴収で払い過ぎた税金を取り戻す機会でもあるのです。
白色申告とは？
確定申告するには「白色申告」「青色申告」の大きく2つの方法があります。記帳の方法によって青色申告は3種類に分類できますが、青色申告で確定申告するには、個人事業の届出後に「青色申告承認申請書」を提出しなければなりません。白色申告とは、青色申告承認申請書を提出していない個人事業主、もしくは確定申告する必要のある個人・会社員が確定申告する方法です。最大65万円の特別控除が得られる青色申告では、複式簿記での記帳が必要なのに対し、単式簿記の記帳で済む白色申告は、シンプルに確定申告を済ませられるのが特徴です。
白色申告と青色申告の違い
白色申告では特別控除は認められていませんが、単式簿記の青色申告では最大10万円、複式簿記の青色申告では最大65万円の特別控除が認められています。専従者の給与を経費にできる、赤字を3年間繰り越せるなど、白色申告と違って税制上の優遇を得られるのが青色申告の特徴です。ただし、複式簿記で記帳するには一定以上の経理知識が必要であり、損益計算書のほかに賃借対照表の提出も必要と、税制上の優遇がある分だけ青色申告のハードルは低くはないのも事実です。
白色申告のメリット・デメリット
上述したように、青色申告で得られる特別控除、赤字の繰越などの税制上の優遇が得られないことが、白色申告最大で唯一のデメリットです。逆に、単式簿記による簡単な記帳、申告手続きがシンプルであることが白色申告のメリットであり、節税よりも面倒な手続きを手早く済ませたいという方にはピッタリだともいえます。ただし、2014年から白色申告でも記帳義務が課されるようになったため、メリット面は少なくなってしまったといわざるを得ません。
経費とは？
確定申告には、対象となる年に支払うべき所得税を確定させるために、税金の対象となる「課税所得」を確定させる意味合いがあります。白色申告であれば、収入金額から基礎控除の38万円と「経費」を差し引いた金額が課税所得となります。つまり、経費の金額が大きければ課税所得を減らせるため、結果的に支払う税金も少なくできます。では経費の定義とはなんでしょう？「事業を営んでいくうえで必要になる支出」が経費の定義です。
白色申告で経費にできるもの・できないもの
経費の定義が事業を営んでいくうえで必要な支出である限り、事業に関係のない支出は当然経費として認められません。たとえば、客先常駐のエンジニアとしてクライアントの事務所へ通うための交通費、プログラミングスキルを磨くための書籍代・スクール費用などは経費として計上できますが、健康診断の費用、罰金や税金滞納金、所得税や住民税、返還される見込みのある敷金などは経費とはなりません。白色申告では、事業主の給与という概念もないため、給与を事業所の経費にすることもできませんが、例外として「専従者給与」という控除枠が存在します。
白色申告の専従者給与とは？
白色申告では家族・親族への給与を経費として計上できませんが、以下の条件を満たす専従者の場合、支払い金額に関わらず一定金額の控除が認められます。
・白色申告者と生計を共にする配偶者、親族 ・対象年の12月31日で15歳以上 ・対象年を通じて6か月以上事業に専従している
専従者が配偶者である場合は86万円、親族者1人50万円、もしくは特定の計算式「所得 ÷ （専従者数 + 1）」によって算出された金額いずれか低い方が適用され、確定申告時に控除できます。
固定資産の扱い
交通費、書籍代、雑費といった少額の経費であれば問題ありませんが、ITエンジニアであれば、ときには高額なPCなどを経費として計上したいケースもあるでしょう。しかし白色申告の場合、10万円以上の固定資産を購入した費用に関しては、原則「減価償却」していく必要があります。たとえば、30万円のPCを購入した場合は、初年度に経費計上できるのは購入金額を耐用年数で割った分だけであり、残価を翌年度以降の経費に計上していくことになります。青色申告であれば、30万円未満の固定資産を当年中に計上できる「少額減価償却資産の特例」制度を利用可能です。
白色申告の経費に上限はある？
基礎控除、専従者給与などのほかにも、白色申告ではさまざまな事業費用を経費として計上できます。当然、経費として認められるものであれば、白色申告であっても上限なく経費計上できますが、あまりにも偏った申告をすれば経費の正当性が疑われる可能性もあります。たとえば、利益を圧迫するほど接待交際費が高いなどはその筆頭ですが、経費と私費の混同にも気を配っておくべきでしょう。
特に注意すべきは、事業とプライベートの両方に関連する費用であり、これを合理的な基準によって経費算出することを「家事按分」といいます。たとえば、自宅を事務所として利用しているなら、事業で専有しているスペースの比率分だけ家賃を経費計上できます。同じことは水道光熱費、自動車の維持費などにも適用できるでしょう。
白色申告でも記帳・帳簿の保存が必要
白色申告でも、2014年から帳簿への記帳が義務化されたことは解説しましたが、単式簿記で作成された法定帳簿は7年間、証憑類は5年間保存しておかなければなりません。ただし、単式簿記の記帳はそれほど難しくありません。収入（売上）と支出（経費・仕入）を日付とともに記帳していくだけであり、少額の経費を消耗品費などとまとめられる、1日の合計額での記帳が認められるなど、家計簿をつけるのと同じ感覚で記帳できるのも白色申告のメリットだといえるでしょう。
それよりは、作成した帳簿の保存に気を付けておかなければなりません。作成した法定帳簿自体は、確定申告時に提出する必要はないものの、税務調査時に帳簿がなければ、余分な税金を支払うことになってしまいかねないからです。
領収書？レシート？
それでは、法定帳簿とともに保存義務のある証憑とはなんでしょう？事業を営むために支出した費用を経費として認めてもらうには、事業に関連する支出であることを証明する書類が必要であり、証明書類にあたる領収書などを「証憑」と呼びます。一般的には、レシートよりも領収書の方が証憑として有効だと思われていますが、明細が印字してあるレシートの方がむしろ証憑として有効だとされるケースも少なくありません。証憑として使える書類には、以下のようなものがあります。
・領収書 ・レシート ・請求書 ・納品書 ・クレジットカードの明細 ・出金伝票
交通費など、レシート・領収書の発行が難しい経費の場合は、出金伝票を使って支出内容を記録しておくことが有効です。
白色申告の経費はどう分類する？
出金伝票を使って経費精算したことのある方なら「勘定科目」の欄があったことに気付いているでしょう。なにを記入していいか分からずに、空欄で経理部に提出してしまったかもしれませんが、勘定科目は支出した経費を分類するための重要な項目であり、単式簿記での帳簿作成にも欠かせません。白色申告でも勘定科目ごとに経費申告する必要があるため、主な勘定科目を知っておくことが重要です。
経費の種類・勘定科目
白色申告で利用される勘定科目には、専従者給与を含めて以下の18項目があります。
・租税公課：業務で科される税金等（個人事業税、印紙代など） ・荷造運賃：商品・郵便物の発送にかかる費用（梱包材費用、運賃など） ・水道光熱費：事務所維持に必要な水道光熱費 ・旅費交通費：業務で必要な移動・宿泊費（運賃、タクシー代、ホテル代など） ・通信費：業務で必要な通信費（電話・インターネット代金など） ・広告宣伝費：事業・商品拡販に向けた宣伝費用（ポスター・Webサイト制作費など） ・接待交際費：円滑な事業に向けた接待費・交際費（飲食代、中元費など） ・損害保険料：事務所や商品に関する保険費用（火災・盗難保険、自動車保険など） ・修繕費：固定資産の修理・修繕にかかった費用（事務所修繕費、OA機器修理費など） ・消耗品費：10万円未満・短期間で消費する事務用品などの費用 ・減価償却費：10万円以上で減価償却が必要な固定資産購入費 ・福利厚生費：従業員の労働環境改善を目的にする費用（健康診断費、忘年会費など） ・外注工賃：外部への業務委託費（デザイン・プログラミング費、事務代行費用など） ・利子割引料：事業用借入の支払い利子（金融機関への支払利息、自動車ローンなど） ・地代家賃：事務所などの賃借料、使用料（家賃、月極駐車場料金など） ・貸倒金：回収不能になった売掛金などの損失分 ・雑費：上記勘定科目に該当しない少額経費（清掃代、ゴミ処理代など） ・専従者給与：白色申告者に認められる専従者控除
継続性の原則に従って仕訳する
一般的なITエンジニアの方であれば、上述した勘定科目で充分に経費分類できると考えられますが、既存の勘定科目だけを利用しなければならないわけではありません。事業者が白色申告時に経費を分類しやすいように、新たな勘定科目を追加するのも可能です。
たとえば、自動車のガソリン代と公共機関の運賃は「旅費交通費」になるのが一般的ですが、同じ自動車関連でも月極駐車場代は「地代家賃」に分類されます。これを明確に分類するため「自動車関連費」という勘定科目を作って管理するという方法もあります。重要なのは「継続性の原則」という会計原理に従って、同じ経費は毎回同じ勘定科目に仕訳することです。
まとめ
経費の取り扱いや合理性の解釈に関しては、税務署や受付担当者によっても判断が分かれる場合があり、判断するために明確な基準があるわけでもありません。重要なことは、経費計上した合理的な理由を事業者自身がキチンと説明できるようにしておくことであり、そのためにも証憑の整理・保存、帳簿の作成・保存が欠かせないのです。白色申告で確定申告に慣れておけば、大きな節税効果が得られる青色申告にもチャレンジしやすくなります。苦手意識を克服して積極的に取り組んでみてください。
