Sharepoint Workspace 2010について

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コラム
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はじめに

・ Microsoft SharePoint Workspace 2010は、オフラインで作業を行うことが可能であり、SharePointのコンテンツにアクセスすることが可能となります。 SharePointにオンラインで作業中の場合は、「サーバー」と「Workspace」コンテンツの更新がすべて自動的に同期が行われます。オフラインの場合は、 Workspaceでの変更がローカルにキャッシュされ、SharePointサーバーへの次回接続時にすべての変更が自動的に同期が行われます。 SharePoint Workspace 2010のナビゲーションは、簡単にSharePointへのコンテンツにアクセスを行い作業ができるようになります。よってSharePointを使用されているユーザーであれば、SharePoint Workspace 2010の使用方法もすぐに使いこなせるようになるでしょう。

◎特徴

・ SharePoint Workspace 2010は、作業場所やネット状況に影響なく、いつどこでも情報共有が可能となります。よって外出先でネットに接続できない場所でもチームメンバーと共有している情報を「参照」及び「編集」することが可能となります。また、ネットに再接続された時点で「追加」、「変更」、「削除」された情報をメンバー間で自動的に同期を行う為、常に最新の情報に更新されております。

■オフラインでも作業が可能

・ SharePoint Workspace 2010では、ユーザーがネット接続を行いながら作業を行っている場合や、またはオフラインで作業を行っている場合など制限されることなく、単一のユーザーへエクスペリエンスが提供される為、どの運用環境でも生産性が影響を受けることはありません。

■情報の自動更新

・ SharePoint Workspace 2010は、チームメンバーによる情報の追加や変更の「監視」を行い、情報を効率的な方法で他のメンバーのPCに転送を行います。特定の変更が行われると音声やテキストで通知される設定がある為、情報の更新チェックに時間を取られる事が少なくなります。他のメンバーがどのような作業を行ったか居場所に関係なく把握することができます。ドキュメントに適用された変更内容のみが送信されるので、プレゼンテーションやファイルを他のサイズへの修正も簡単に行うことが可能です。

■安全な情報共有

・ SharePoint Workspace 2010では、大きいサイズの機密情報ファイルをCDで郵送、または暗号化が行われていない電子メールで送信する場合に起こる情報漏洩や紛失するといったリスクを最小限まで軽減することが可能です。なぜならSharePoint Workspace 2010で共有される全てのデータは、ハードディスクだけでなく、ユーザーのPC間で同期される際にも自動で暗号化されているからです。

◎SharePoint WorkspaceとODC(Office ドキュメントキャッシュ)

・ SharePoint Workspace 2010では、ローカルPCにダウンロードされたドキュメントの管理に Microsoft Office 「ドキュメントキャッシュ」が使用されております。 Office ドキュメントキャッシュにより、SharePoint WorkspaceとSharePointサーバーの間で、ドキュメントの効率的な同期が可能となります。 ODCに格納されたFSSHTTPを使用して同期されたドキュメントの場合、SharePointWorkspaceは、同期に組み合わせたストアを使用し、下記の処理を行います。

・ドキュメントの増分同期：ドキュメントが SharePoint Workspaceにダウンロードされると、変更箇所のみが上書きで同期されます。
・ドキュメントはローカルPCで、直接「HTTP URL」によって識別されます。これにより、ユーザーが同じドキュメントの複数コピーを入手して競合が生じる状況が回避できます。
・自動的な変更の反映：複数ののユーザーが Microsoft Word または MicrosoftPowerPoint®のドキュメントをオフラインで編集した場合、この編集を行った複数のユーザがオンラインに戻った際は編集内容を自動的に反映されます。
・共同編集：オンラインのアクティブな共同編集セッションで、2人のユーザーが「MicrosoftWord」または「Microsoft PowerPoint」のドキュメントを編集することが可能です。
・状況に応じた同期：オンラインで作業を行っている場合は、保存した編集内容はすぐに同期されます。オフラインで作業している場合、オンラインに戻った際に変更内容が同期されます。

◎まとめ

Microsoft SharePoint Workspace 2010についてご紹介いたしました。プロジェクトなどで情報の共有を行う際、円滑に行えるMicrosoft SharePoint Workspace 2010は大変便利で多くの方にご利用いただいております。プロジェクトなどで情報の共有を行う円滑に行いたい場合はぜひご検討ください。