【Microsoft】VisioとSharePointの活用方法

Microsoft Office Visioとは

「Microsoft Office Visio」とは、Microsoft社が開発し提供しているOfficeソフト製品の一つです。同じOfficeソフト製品の中には、「Word」や「Excel」といったみなさんも聞き馴染みのある製品もあります。 Wordは文書作成に使用されるOfficeソフト、Excelは表、計算に使用されるOfficeソフトといった特色がそれぞれある中で、Visioは、図の作成に使用されるOfficeソフトです。 どのようなものかと言うと、他のOfficeソフト製品では作成しづらいような組織図や設計図、フローチャートの作成が、Visioを使用するとより簡単に作成することが可能となります。 2020年10月現在では、デスクトップ版はWindowsのみの提供となっており、MacOSなどでは提供されていないため使用できません。また、他のOfficeソフト製品ではセットで販売されているものもありますが、VisioはVisio単体でのみ購入可能となっています。

Microsoft Office Visioを使用するメリット

先述した内容と少し重複しますが、Visioは作図に使用されるソフトです。他のOfficeソフトに比べると認知度は比較的低いソフトであると言えます。ここからは、「Visioとはどういうものか」深く掘り下げてみます。

①作図を作成するために必要な編集が簡単

Visioは作図作成に特化しているため、レイアウトの編集が簡単に変更できるよう作られています。作業途中に編集が必要になった場合でも、ここまで作成した成果をなくさずレイアウトを簡単に変更することが可能です。

②用意されているテンプレートの多さ

Visioには、テンプレートが多く用意されております。また、テンプレートも目的に合わせたテンプレートが様々用意されているので、設計図やフローチャートなど目的に合わせた作成が手軽にできます。

③他のOffice製品と連携が可能

VisioはMicrosoft社が提供しているソフトのため、ExcelやSharePointといった他のソフト・サービスとの互換性も高いです。例えば、Excelなどが持っているデータを使用して自動的に作図することが可能であったり、後半でお話ししますが、SharePointはVisioを使用して作った図を、SharePointを使用して作業の進捗を共有することのできるプロセスマネジメントの機能があります。

④操作性の高さ

Visioは、Microsoft社が提供しているソフトであり、WordやExcelなどに慣れ親しんできた方であれば、操作方法などが同じ部分が多々あるため、Visioの使用経験がなくとも比較的使用しやすい形になっています。

SharePointとは

SharePointとは、「share」と名のつく通りファイルやデータの「共有」が主な目的である企業向けサービスです。Visioと同じくMicrosoft社が提供しています。

SharePointの機能

SharePointには沢山の機能がありますが、いくつかピックアップしてみました。

・ポータルサイトの作成

アクセス権のあるユーザーのみが閲覧できるような「ポータルサイト」を作成することができます。社内メンバーやプロジェクトのチームなど、決められたユーザーだけでポータルサイトを作成することで、外部からは閲覧できないようすることが可能です。

・様々なコンテンツの管理が可能

SharePointは、ポータルサイト内でドキュメントやファイルなどのデータの保存・管理が可能です。また、あげられたデータを共有することができるため、ポータルサイト内での共同作業が可能となります。

・他のofficeソフト製品との連携

SharePointでは、Visio同様他のoffice製品と連携し、SharePointを使用することで、チームで他のofficeソフトを使用したファイルの編集・共有などをおこなうことができます。

Microsoft Office Visioで作成した図をSharePointで共有

では実際にVisioとSharePointの連携の例として、Visioで作成した図をチームで共有するために、SharePointを使用する手順を下記にまとめました。

①Visioで「ファイル」タブを開き、 「共有」から「クラウドに保存」を選択します。 ②「名前をつけて保存」に移動するので、その中から図の保存を行うドキュメントライブラリを選び、「保存」を選択します。 ③また「共有」に移動したところで、次に図を共有を行うメンバーを選び、「共有」を選択します。 ここまででSharePointへのVisioで作成した図の共有は完了です。

では実際に保存された図を開き確認しましょう。 ①SharePointに移動し、先ほど保存した図を選択します。 ②「開く」から「Visio Online で開く」を選択します。 以上で Visioで作成した図のSharePointで開くまでが完了です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？ Visioで作図する機会がある方は、共有方法としてSharePointは上記の通り手軽なので、是非導入してみてください。