G suiteとSharePointについて

G suiteとSharePointについて

どちらも共通・管理に使うツールですが、それぞれの特徴や出来る事、メリット等を紹介します。

G suiteの特徴

「Google」が提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。
グループウェアとは、企業などの組織内のコンピュータネットワークを活用した、情報共有の為のシステムソフトウェアです。(例)「Gmail」、「スプレッドシート」
G suiteは、それらを1つにまとめて提供するアプリケーションで、インターネットとパソコンが揃っていれば、どのデバイスからでも扱う事が出来ます。

SharePointの特徴

「Microsoft」が提供するファイル・データ情報の共有サービスです。
企業などの組織のWebサイトを作成し、そこで情報を保存・整理・共有・アクセスする事が出来ます。
1つのシステムにファイルやデータが集約され、効率良く共有出来ることから、組織の業務やコミュニケーションを円滑に進める事が出来ます。
モバイルアプリでも無料リリースされているので、iOS/Androidスマートフォンで利用する事が出来ます。

G suiteで出来る事

●情報共有
Gmail(無料でも使用可、G suiteで提供されるタイプは簡単に独自ドメインを作成出来ます。)
Googleカレンダー(無料でも使用可、G suiteで提供されるタイプは社内全体や他者の予定を共有出来ます。)
Googleチャット、Google Meet(チャットやビデオ通話を通して、コミュニケーションやリモート会議が行えます。)
●ファイル作成
Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド(他のメンバーと同時に編集作業が出来るほか、リアルタイムでの保存が可能。離れた場所でも作業が出来るので、柔軟に対応が出来ます。)
Googleフォーム(様々な質問形式を設定して、アンケートや問い合わせフォームを作成出来ます。)
Googleキープ(通常のメモ機能に加えて、写真をメモに添付保存、チェックリストの作成や音声入力、リマインダー機能で指定した日時にお知らせと、豊富な機能を持っています。)
Googleサイト(HTMLのような専門知識やサーバを使わずにサイトの作成が直感的に行え、他Googleサービスとの連携も可能です。)
●情報の保管・アクセス
Googleドライブ(ストレージが15GBまでなら無料で使用可能。G suiteを利用すれば、プランによっては無制限のストレージを使用でき、多くのファイルをアップロードしたり共有出来ます。)
※Cloud Search(G suiteのアプリケーション群から一括検索出来る機能。目的のファイルを1つずつ探す必要が無く、効率的に作業が行なえます。)
●情報の管理
管理コンソール(G suiteのサービスを管理します。ユーザーアカウントの管理や管理者設定の構成、ドメインのG suite使用状況を監視やグループ作成など。)
※Valut(ユーザーの記録とデータ保持や検索、書き出しを行います。
対象は、Gmailのメール・Googleドライブのファイル・Googleチャットのメッセージ・Google Meetの録画とチャットのログ・Googleグループのメッセージ等)
※Cloud SearchとValut(ボルト)は、G suiteの料金プランが「Business」か「Enterprise」の場合に使用可能

SharePointで出来る事

●チームサイト・コミュニケーションサイトの作成
チームサイトとは、業務上の繋がりがある特定メンバー限定のサイトです。主に、タスク管理の為に情報共有し、効率の良い業務を行う事が目的です。
コミュニケーションサイトとは、ニュースやイベント等の情報を多くのユーザーに伝える為のサイトです。故にチームサイトと異なり、対象範囲は幅広くなるので、画像データを添付したり、目を引くレイアウトにするといった工夫がされます。
●エンタープライズ検索
全文検索でファイルだけではなく、システム上の様々な機能を見つける事が出来ます。(作成されたサイトや任意のユーザー等。)
●日常業務の管理
ワークフロー機能(特定の条件を設定し、それに該当した場合に稼動する仕組み。メールでのコミュニケーションに良く用いられています。)を使用すれば、コンテンツの保存や承認といった作業の流れを自動的に行なえます。
●共同作業
作成したExcelやWordをOfficeサイトに保存すると、それらを他メンバーと共有・編集する事が出来ます。
リアルタイムで内容の変更が更新される為、効率良く連携して業務を進める事が出来ます。

G suiteのメリット

●リアルタイムの共同作業が出来る
Googleスプレッドシートやドキュメントを用いると、共有メンバーと編集作業が行なえます。
●データやファイルへのアクセスが容易
G suiteは様々なデータをクラウドに保存しますので、ファイルや画像データを簡単に共有する事が出来ます。
●業務効率の促進
ファイル同時編集機能や優れた検索機能により、ビジネスの業務効率を大幅に上げます。
●セキュリティの向上
2段階認証プロセスといった高度なセキュリティ機能や高信頼のインフラストラクチャ(独自のデータセンターやサーバ、海底ファイバーケーブル)を運用して、安全・安心な管理を徹底しています。

SharePointのメリット

●業務効率の促進
チームサイトの活用やOfficeツールのExcelやWordを共有・連携して作業を進める事で、チーム内での業務効率が上がります。
●時間・手間の削減
例えば、アナログ形式で書類を作成していると、担当者に逐一提出・承認を通す必要がありました。
しかし、共有されたコンテンツをワークフロー機能で自動的に処理する事で、それらの工程は不要になり、時間・手間の削減及びミス発生の防止に繋がります。

料金プランについて

G suiteの料金プラン

G suiteの料金プランは「Basic」、「Business」、「Enterprise」の3種類があり、プランによっては使用出来ないサービスもあります。
契約形態は「月契約(フレキシブルプラン)」と「年契約(年間プラン)」から選択します。
●料金(1ユーザー/月)ー「Basic¥680(税別)」、「Business¥1,360(税別)」、「Enterprise¥3,000(税別)」
●契約可能ユーザー数ー全てのプランに上限は無し
●ドライブ(1ユーザーのストレージ)ー「Basicは30GB」、「Business/Enterprise共に無制限」
●ドライブの管理機能ー「Basicは1つのセキュリティポリシー設定のみ」、「Business/Enterprise共に複数のセキュリティポリシー設定可能」
●Office系アプリの利用(ドキュメント・スプレッドシート等)、Google Meet、Googleサイトー全てのプランで使用可能
●Google Meetの参加可能人数ー「Basicは100人」、「Businessは150人」、「Enterpriseは250人」
●Cloud SearchとValutの使用ー「Basicは不可」、「Business/Enterprise共に可能」
契約形態で、「月契約(フレキシブルプラン)」のメリットは、月々で契約内容を更新出来るので、使用アカウント数が頻繁に増減しても料金変更が柔軟に対応出来る点にあります。
一方、「年契約(年間プラン)」は特にメリットが無いので、今後何かしらの特典が欲しいところです。(まとめ割りで料金が安くなる等)

SharePointの料金プラン

SharePointの料金プランは、単品購入で「SharePoint Online(プラン1)」、「SharePoint Online(プラン2)」、「Office365 ES」の3種類があり、プランによっては使用出来ないサービスもあります。
契約形態は年間契約のみになっています。
●料金(1ユーザー/月)ー「プラン1¥540(税別)」、「プラン2¥1,090(税別)」、「Office365 ES¥2,170(税別)」
●ストレージー「プラン1は1TB」、「プラン2/Office365 ESも1TB、サブスクリプションユーザーが5人以上の場合は無制限」
●使用可能サービスー「プラン1/プラン2ーSharePoint、One Drive、lists」、「Office365 ESーSharePoint、One Drive、lists、Exchange、Skype for Business、Teams、Yammer、Delve」
●エンタープライズ検索機能の使用ー「プラン1は不可」、「プラン2/Office365 ES共に可能」
●チームサイトとワークフロー機能ー全てのプランで使用可能
他にも、Microsoft Office365のセットプランなら、Officeアプリの代表的なモノ(WordやExcel、Outlook等)がセットになってSharePointその他が利用出来る契約内容もあります。
●「Office365 Enterprise E3」ーOfficeアプリとSharePoint、One Drive、Exchange、Skype for Business、Teams、Yammerがセットのプラン。月額2,180円(税別)の年間契約。
●「Office365 Enterprise E5」ーセットプラン内容はE3と同じだが、E3より強固なセキュリティを誇る。月額3,810円(税別)の年間契約。
上記のプランは、充実した内容の他にも、契約可能ユーザー数に上限が無いことも含め、主に大企業向けになっています。
個人・中小企業は、契約可能ユーザー数が上限300人という制約がありますが、殆ど問題無いので、以下のプランをよく使われます。
●「Business Basic」ーOfficeアプリはオンライン利用、SharePoint、One Drive、Exchange、Skype for Business、Teams、Yammerがセットのプラン。月額510円(税別)〜の年間契約。
●「Business Standard」ーOfficeアプリとSharePoint、One Drive、Exchange、Skype for Business、Teams、Yammerがセットのプラン。月額1,310円(税別)〜の年間契約。

まとめ

G suiteとSharePoint、どちらも出来る事は殆ど一緒の所が多い状態です。
しかし、利用ストレージ(G suiteは30GB、SharePointは1TB)や契約可能ユーザー数(G suiteはどのプランでも上限無し、SharePointはプランによって上限有り)といくつか違いがあります。
他にも、G suiteは、Google検索エンジンを用いてファイルの中身も含めた検索が可能、SharePointは、過去ファイルやアプリとの高い互換性を有するといった特徴があります。
どちらを使うかは、その企業の環境や方針で決定すると良いでしょう。