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公開日:2020-09-04

お礼状について

今時は、お礼状ではなく、ラインなどで済ます方もいるでしょうが、日々お世話になっている方にお礼状を書いてみませんか?お礼状は感謝の気持ちを伝えるためのものですから、文章の構成などはあまり考えなくても問題ないです。テンプレート丸出しでは、想いがあまり伝わりません。具体的なエピソードを交え、素直な気持ちで書きましょう。後、お世話になった時のお礼や、頼み事をした時のお礼の手紙は、感謝の気持ちとともに、経過報告と結果報告も忘れずにしましょう。また、他の用件をお礼状に書くことは相手にとって失礼です。用件のついでともとられかねない手紙では、心からの感謝の気持ちを伝えることはできません。他の用件をお礼状に書かないよう、礼儀正しい文面を心がけましょう。

お礼状のマナー

お礼状は、送るタイミングが大切です。何かをしてもらったら、できる限りその日のうちに感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。まずは電話でお礼を伝え、その後お礼状を出すとよいでしょう。お願い事に対するお礼は、感謝を綴るとともに結果の報告もします。相手は、自分が尽力した結果がどうなったかを気にかけているかもしれません。しかし、それ以外の用件を書かないようにしましょう。お礼のついでに何か用件を伝えることは、失礼にあたります。お礼状一つでも、マナーがたくさん散りばめられているので、何度も確認はするといいでしょう。

手紙で出す場合に注する点

お礼状を出すときには、相手との間柄や関係性で封筒や便箋を選びます。お礼状に適したものは、白地に無地のシンプルなものです。封筒は喜びが重なるように、二重のものを選びます。茶封筒は事務的な用途で使われますので、封筒・便箋ともに茶色のものは避けましょう。礼儀が重視される場合は、縦書きの便箋を使い、万年筆で手書きします。手書きの方がより温かい印象を加えることができます。ちなみに、いきなり書き始めるより、下書きをしてから書くと失敗を少なくすることができます。一方、ビジネス関係でのお誘いなどに対するお礼であれば、パソコン作成でも問題ありません。また、親しい間柄であれば色付きの便箋や横書きの方が、改まりすぎずによい場合もあります。関係性によって臨機応変に対応しましょう。

はがきで出す場合に注意する点

目上の方には、はがきでお礼状を送ることは避けましょう。はがきは略式とされています。親しい仲であれば、はがきを選んでも問題はありませんが、なるべく絵柄などが入ったものを選ぶとよいでしょう。また、「はがきにて失礼いたします」のひとことを添えます。最近では印刷やメールで簡略的にお礼をする場合も増えましたが上司や目上の方へお礼を伝える場合は、やはり手書きのお礼状がマナーだとみなされることもあります。

メールでのお礼について

お礼の気持ちを伝えるツールとして、必ずしも封書でなくてはならないわけではありません。目上の方に送るものでなければ、お礼をメールで伝えるケースも多々あります。担当者同士でのやりとりや、社内の人へ送る場合などは、よりスピーディーに感謝の気持ちを伝えることができるメールが便利です。お礼メールが1通あるのとないのとでは、印象は大きく変わります。

メールでのお礼のテンプレートと書き方

メールでのお礼は封書よりも簡略化されるイメージですが、すぐに送信することができるともにより素直な感謝が伝えられる利点もあります。お礼メールには、宛名・挨拶・お世話になったことへのお礼・具体的な内容に対する感謝・重ねてのお礼・定型サインなどがポイントとなるでしょう。

なぜお礼状は喜ばれるのか

お礼状を書くときに気を付けたいのが、固くしすぎないということです。礼儀を重視するあまり、文例丸写しになってしますことはないでしょうか?それでは、相手に冷たい印象を与えかねません。文章中に具体的なエピソードが盛り込まれていると、とても喜ばれます。なぜなら、自分の行為をどのくらい喜んでもらえたのか、知ることができますし、感謝されていると感じることができるからです。このように、温かいお礼状を受け取ったら嬉しいものです。

最後に

同じことを何度も言いますが、お礼状を送るタイミングが重要です。出すべき時に出さないと、相手への自分の誠意も伝わりにくくなります。だから、後回しにせず、できるだけ早く出すことが大切です。書き方・基本ルール・決まり文句といっても、分かってしまえば意外と簡単なものです。そして、お礼状を書く時に大切なことは、素直な感謝の気持ちをストレートに表現することです。それに、日本では義理と人情を重んじる重要な慣例になっています。すべての出会いに感謝の思いを持って人間関係を築きましょう。この記事を最後まで読んで、ほんの少しでも心を揺さぶられた方は、家族、恋人など、大切な人に送ってみてみるのをよいでしょう。面白いリアクションが返ってくるかもしれませんよ。