PMOの役割とは？必要なスキルや資格も徹底解説！

はじめに

みなさんはPMOの役割についてご存知でしょうか？

PMOの役割を把握しておかなければ、さまざまなトラブルやリスクを引き起こす恐れがあります。

そこで今回は、PMOの役割やPMOを導入するメリット・デメリットなど、PMOに関するあらゆる情報を詳しく紹介します。この記事でしっかり理解を深めてきいましょう。

そもそも、PMOとは？

PMOの役割を紹介する前に、はじめにPMOについて詳しく解説します。

PMOとは、「Project Management Office(プロジェクト・マネジメント・オフィス)」の頭文字を取ったものです。PM(プロジェクトマネージャー)が「課題を抱えていないか」「プロジェクトの進行はスムーズか」など、それぞれプロジェクト全体を見ながらプロジェクトオーナーと連携を取りつつ、PMのサポート・支援を行います。プロジェクト体制としては、一般的にPMOの下にプロジェクトマネージャーがつきます。

PMOの仕事内容

PMOの仕事内容とは、システム品質の向上・プロジェクトの管理・リソースやコストの調整・人材開発など多岐にわたります。分かりやすく説明すると、品質や進捗管理担当者です。プロジェクトが計画通りに進んでいるのか、品質問題が起きていないかなどチェックします。

プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、プロジェクトマネージャーが一人で全ての工程を管理することは難しくなります。そこで、プロジェクトマネージャーの代わりにスムーズにシステム開発ができるように調整します。また、システム開発の標準所作成・不具合発生時の解決や再発防止も担います。このように、PMOが担う仕事範囲は広いですが、一般的にPMOチームの中で担当作業を分担して業務にあたります。

PMOの役割をもう少し詳細に説明します。

プロジェクトチームの場合

PMOの主な業務の一つに、プロジェクト全体をサポート、支援することがあります。

プロジェクトメンバーに入っている方たち一人ひとりが、どのような業務を行うのか、また納期に間に合うようにスケジュール管理を行います。プロジェクトマネージャーに対し、チームの進捗情報なども報告します。このようにPMOは、プロジェクトをスムーズにすすめていく上で、管理的な役割があります。

また、プロジェクトチームの支援を行う過程で、工程管理・人員管理などをさまざまなソフトウェアで行います。その際、不特定多数の開発担当者がシステムにアクセスし、操作すると「誤操作」「誤入力」が発生し、大きなトラブルに発展する恐れもあります。こういったリスクを避けるために、システム・ソフトウェアの操作をPMOに任せるケースが多いです。

また、プロジェクトチームの作業の割り振りやスケジュール管理において、特定のメンバーにタスクが集中してしまい、負荷がかかっている状態が見られます。万が一不具合が発生した場合、「他のメンバーでフォローできない」「担当者が現場から離れてしまう」といったリスクもあります。そのため、プロジェクトメンバーの方たちの特性を見極めて、特定のメンバーに作業が集中しないように配慮することもPMOの役割です。

コンサルティングの場合

開発プロジェクトの内容によっては、PMOをコンサルタントのような存在として導入する場合もあります。

プロジェクトをスタートさせるにあたり、さまざまな業務をこなさなければならない場合があります。具体的にスケジュール作成のサポートが挙げられます。開発経験があまりないメンバーがいる現場では、スケジュール管理が難しく、見積もりが甘かった故に納期に遅れをきたす可能性も考えられます。そこで、経験豊富なPMOを招き入れ、適切なスケジュールを作るためにサポートを行ってもらいます。

また、プロジェクトを遂行するにあたり、手戻りや納期遅れ、仕様変更といった、さまざまなトラブルが考えられます。そこで、どのようなリスクがあるか考え、対策を検討しておく必要があります。リスク評価の内容は、プロジェクトマネージャーとも共有し、トラブルが起きた場合に取るべき対策もすり合わせておくのがベストです。

また、システム開発の現場では、スケジュールのリカバリー対策が必要な場合もあります。当初予定していたスケジュールに遅れそうな場合には、プロジェクトチームのメンバーとリカバリー対策を検討し、プロジェクトマネージャーに報告する役割もあります。

PMOを導入するメリット・デメリットとは

ここからは、PMOを導入するメリットとデメリットを紹介していきます。

PMOを導入するメリット

はじめに、PMOを導入するメリットをいくつか紹介します。

業務の効率が上がる

プロジェクトをスムーズに進行するために、さまざまなルールを考えてそのルールの定着を図ります。例えば、プロジェクトでのやり取りがメールに統一された際、場合によっては非効率となります。なぜなら、文章を書く際に時間がかかり読み返す際も大変です。そこで、メールの代わりとなる代替手段の提案・メール表題のルール制作などを提案し、生産性を高めるサポートを行います。このように、非効率な業務を見直し、それを徹底するためにサポートすることで、業務効率を高めることが可能です。

現状を可視化することが可能

プロジェクトの現状を把握するためには、進捗管理・課題管理・予算管理・リスク管理・障害管理などの情報が必要です。このようなさまざまな視点からの情報を適切に運用し、プロジェクトの状況を可視化します。この役割を担い、高い精度で遂行することがPMOの仕事です。現状を可視化することにより、未然に問題を防止でき、問題が発生した際も原因の究明がスムーズです。

質が高まる

PMOが、情報収集・管理などをサポートしてくれることにより、プロジェクトマネージャーの負担が軽減します。また、リアルタイムな状況把握のおかげで、意思決定もスムーズになり、プロジェクトの成功率も高まります。その結果、プロジェクトの質も高まることが期待できます。

PMOを導入するデメリット

逆に、PMOを導入するデメリットにはどのようなものがるのでしょうか？詳しく見ていきましょう。

意見の食い違いで現場と衝突が起こる

管理という立場でサポートを行うため、場合によっては現場と意見が食い違う可能性もあります。PMOはプロジェクトを成功されるための存在なので、PMOが原因でプロジェクトが失敗することはあってはなりません。日頃から積極的にコミュニケーションを取り、信頼関係を築いておくことが大切です。PMOはあくまでサポート役でプロジェクトを成功させるための存在です。このことを意識し、サポート役に徹しましょう。

チームとしてのまとまりがなくなる

プロジェクトの主体は、あくまでプロジェクトマネージャーです。特に、PMOを外部に依頼する場合、経験やスキルの高さからプロジェクトマネージャーの役割であるプロジェクト管理をプロジェクトマネージャーのようにPMOが行ってしまう場合もあります。この場合、プロジェクトマネージャーの役割が曖昧になってしまいチームとしての統制、つまりまとまりがなくなる恐れがあります。チームとしてのまとまりをなくさないためにも、プロジェクトマネージャーとPMOの業務分担を明確化し、PMOに頼りすぎない環境を作ることが大切です。

PMOに必要な資格やスキルとは

ここからは、PMOに必要な資格やスキルを紹介します。

必要な資格

まずは、オフィス系ソフトを使って業務を行ったことがない方は、「MOS(Microsoftオフィススペシャリスト)」があると役立つでしょう。マネジメントの仕事は、オフィス系ソフトを使用する機会が多いため、業務書類をより迅速に作成できると良いです。

次に、プログラミング言語に関する知識も必要です。開発現場で培ったプログラミング能力があると、やり取りもスムーズで有利に働きます。

必要なスキル

PMOとしてプロジェクト全体をマネジメントするため、強いリーダーシップはもちろん、「人材マネジメントスキル」「コミュニケーションスキル」「課題解決スキル」「タイムマネジメントスキル」が必要です。それぞれ詳しく紹介します。

まず、必要なスキルは人材マネジメントスキルです。誰をどのポジションに割り当てるか、課題が発生した場合には担当エリアをどのように調整するかといった個々の強みや作業スピードを考えなければなりません。次に必要なスキルは、コミュニケーションスキルです。具体的にいうと、人を動かすスキルが必要です。コミュニケーションが上手い人は、日頃から雑談といったコミュニケーションを取っています。コミュニケーションスキルが高ければ高いほど、プロジェクトがスムーズに進むでしょう。

また、どこで課題が発生するのかを見極めたり、察知したりするスキルが必要です。このように課題を見つけるだけではなく、処理するスキルも必要です。最後に、必要なスキルはタイムマネジメントスキルです。誰が・いつまでに・何を行うのか、といったスケジュール管理が必要です。国内のチームだけではなく、海外のチームと仕事する際は、時差も考慮して進行する必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。PMOの役割を簡単にまとめると、プロジェクトマネージャーの補佐的な役割、プロジェクトを成功に導くためのサポート役です。PMOとプロジェクトマネージャーの業務分担をしっかり行わないとチームとしてのまとまりがなくなる可能性や、納期が遅れてしまう可能性もあります。そのため、この記事でPMOの役割についてしっかり理解を深め、プロジェクトを遂行する際に参考にしてみてください。